“Halo, pak. Sy Nina. Sorry pak, sy lg sakit nih jd gak bisa ikut kelas. Sy izin yaa pak hehe..”
Hmm, apakah cara mengirimkan pesan diatas sudah benar? Apalagi jika pesan tersebut ditujukan kepada pihak-pihak yang memiliki jabatan atau otoritas akademik di kampus, misalnya dosen atau dekan? Jika kamu sebagai dosen atau dekan, apakah kamu akan senang menerima pesan seperti itu dari mahasiswa? Tentunya teman-teman akan merasa risih dan kesal pada saat membaca pesan tersebut. Kemungkinan besar juga, kamu akan memilih untuk tidak membalas atau merespons pesan tersebut.
Berkaitan dengan hal tersebut, maka mahasiswa seyogianya dapat belajar dan memahami tata cara mengirimkan pesan yang baik dan benar. Hal ini penting untuk diketahui karena dapat menjadi kebiasaan yang baik bagi kamu dalam berkomunikasi, terutama berkomunikasi melalui pesan tulisan. Berikut ini adalah beberapa langkah yang dapat kamu lakukan dalam mengirimkan pesan.
- Buka pesan kamu dengan ucapan salam
- Jika kamu menghubungi pihak tersebut di luar jam bekerja, maka sampaikan permohonan maaf.
- Perkenalkan diri kamu secara singkat dan jelas. Sebagai mahasiswa, perkenalan ini dapat memuat nama lengkap, kelas, dan hal-hal yang berkaitan antara kamu dan penerima pesan (mata kuliah, UKM, kegiatan atau hal lainnya).
- Paparkan tujuan kamu mengirimkan pesan atau isi pesan secara singkat dan jelas
- Jika kamu hendak bertanya atau memberitahukan tentang suatu hal, maka sampaikan pertanyaan atau pemberitahuan tersebut dengan jelas dan mudah dipahami
- Jika kamu hendak meminta waktu untuk bertemu, maka silahkan tanyakan kesediaan dan waktu luang pihak yang terkait
- Akhiri pesan kamu dengan ucapan terima kasih dan salam. Kamu juga dapat mengakhiri pesan kamu dengan menuliskan harapan kamu untuk mendapatkan respons dari penerima pesan tersebut.
- Perhatikan redaksi kata yang digunakan dalam mengirimkan pesan.
Jika kita merevisi pesan diatas dengan mengikuti langkah-langkah yang telah dipaparkan, maka pesannya akan menjadi demikian:
“Selamat pagi, Pak. Mohon maaf mengganggu waktunya pagi ini. Saya Nina dari kelas A untuk mata kuliah Principle of Accounting yang akan dibawakan oleh Bapak hari ini. Saya sedang sakit demam Pak sehingga saya tidak dapat menghadiri perkuliahan Bapak pada siang hari nanti. Saya akan memberikan surat keterangan sakit nanti pada saat saya sudah dapat datang ke kampus. Terima kasih dan selamat pagi, Pak.”
Teman-teman dapat melihat perbedaan dari kedua pesan tersebut kan? Pesan yang kedua dituliskan dengan mengikuti langkah-langkah mengirim pesan yang baik. Pesan yang baik adalah pesan yang sopan dan jelas sehingga penerima pesan tersebut dapat membaca dan memahami isi pesan tersebut dengan mudah. Semoga artikel ini bermanfaat dan dapat menjadi wawasan bagi teman-teman dalam mengirimkan pesan kedepannya ya.